Vad är det som spelar in när du väljer vad ditt event eller möte ska ha på scenen? Det vi på Kalmarsalen vet är att många går direkt på ett välkänt namn snarare än utgår ifrån det budskap eventet ska förmedla eller den känsla framträdandet ska bidra med till helheten.
Med 30 års erfarenhet av evenemangsbranschen har vi på Kalmarsalen ett stort nätverk inom underhållning och event med allt från starka lokala namn och internationella artister till riktigt duktiga föreläsare och konferencierer.
Är du en van arrangör kan du scrolla ner till scenprogram där du finner vilka vägar vi kan samarbeta för att skapa ett episkt evenemang. Du som däremot sitter och eventplanerar för första gången eller där det gick sådär senast tror vi kan få ut mer av ditt scenprogram och vårt samarbete om du börjar med att svara på Vägen till ett lyckat event – Guide från Kalmarsalen. Vi vet att frågorna tar lite tid men att i slutändan få ett event som ger mer är värt det.
För att underlätta din planering har vi lagt in Vägen till ett lyckat event nedan med lite stödanteckningar. Bara att börja planera!
Vägen till ett lyckat event/möte
Varför anordnar jag detta event/möte?
Det är lätt att fastna i ord som nystart, energiboozt eller dags att fira. Men vad är egentliga huvudsyftet med ditt event/möte? Är det kanske att förstärka teamkänslan, kommunicera en nyhet, höja kompetensen, sälja något eller förstärka relationen till intressenter. Ditt syfte bör genomsyra hela eventet för att skapa en röd tråd och såklart bättre möjlighet att uppnå önskat resultat.
Vad är önskat resultat för eventet/mötet?
Vad hoppas du kunna mäta efter eventet eller märka av efter eventet. Sätt gärna så tydliga mål som möjligt baserade på syftet du satt.
Vilka kommer?
Skriv ner vilka dina tänkta deltagare är och tex gemensamma nämnare eller deras relation. Hur väl känner de varandra? Ska alla delta på plats eller vissa på distans?
Är det viktigt att alla kommer eller vissa personer, vad lockar dem?
Det är roligt att skapa event som är för alla men med en bred målgrupp är det lätt att syftet blir otydligt och budskapet inte når fram. Fokusera på vad du vill kommunicera och till vilka. Det är ok att programmet inte tilltalar alla. Ditt event är din investering så utgå från ditt företags nytta i första hand.
Vad ska de uppleva/känna på plats?
Vill du ha deltagare som blir överraskade, känner sig trygga och avslappande eller fulla av förväntan och fokus. Det är också viktigt att besluta om deltagarna ska vara just del av programmet eller publik.
Vad ska mina deltagare ta med sig när de går hem?
God mat, fri bar och många skratt är härligt på ett event men de positiva känslorna klingar av redan vid läggdags och kan till och med övergå i negativa tankar särskilt med mycket alkohol i kroppen. Dopamin däremot, det är bra. Dopamin får vi på en rad olika sätt. Lämpliga på ett event eller möte är:
- Genom musik vi tycker om. Boka in Silent disco så kan varje deltagare dansa/lyssna till sin favoritmusik
- Göra något vi är bra på. Vad har dina deltagare för dolda talanger. Låt dem skina.
- Lär oss något nytt. Använd scenen eller mer oväntat projicera på vägg eller ordna workshop.
- Göra något vi har nytta av. Ha aktivitet som ger individuell känsla av uppfyllelse. Kanske något ni inom företaget behöver eller har velat göra länge.
- Tävlar med oss själva eller andra. Ha en eller fler olika stationer med aktiviteter under eventet. Låt några tävla på scen. Musikquiz.
- Tillåts att pausa och återhämta oss. Ge alla sovmorgon dagen efter om ni anordnar middag. Lägg in pauser för att kolla mobil, ringa hem.
Dopamintjuvar undviks genom att vara tydliga med vad som förväntas av deltagarna och behålla fokus. Multitasking mår ingen bra av så se till att ge deltagarna det de behöver för att kunna vara närvarande fullt ut.
När är bästa tid under eventet/mötet att lägga in ex ett uppträdande/show på scenen?
Vad behöver hinnas med för att uppnå syftet. Välkomnande, mingel, aktiviteter som ger dopamin, tid för återhämtning, tal. Vid en sittande middag är det trevligt att det händer något mellan rätterna och vid full agenda går det bra att ha ett scenprogram som rullar på även när alla äter. Tänk på att ett inslag av dans eller annat uppträdande kan vara minst lika häftigt som en artist. En bra komiker eller oväntad inspiratör är också välkommet under en middag. Gör något oväntat för högre fokus och blir mer minnesvärt.
Finns andra tillfällen att lägga in oväntade inslag under eventet/mötet?
Möts av saxofon vid entrén. Pianist under välkomstmingel. Elduppträdande utomhus en mörk oktober. Framträdande bland deltagarna med magi eller dans på oväntade platser.
Vad kan jag mer använda för att förstärka mitt syfte?
Ljud, ljus, bygg upp miljöer, ha aktiviteter – prova någon sport, mat och dryck såklart, lyft positiva samarbeten eller vad företaget gör för samhället, ha budskap i rummen – på väggarna, skyltar. Endast logotyper kan fungera för samhörighet. Förstärk då önskad känsla med andra inslag via färgat eller rörligt ljus förslagsvis. Ha en webbplats för eventet där all information och hantering av deltagare och aktiviteter sköts (se våra Projektledningstjänster). Deltagarna själva – lyft upp profiler i företaget och vad de gjort.
Hur ser budgeten för eventet/mötet ut?
Var realistisk och sätt en budget tidigt. Prioritera sedan med fokus att uppnå syfte. Kom dock ihåg dopaminet för utan dopamin uteblir resultatet.
Hur ska uppföljningen gå till?
Hur ska du gå till väga efter eventet/mötet för att nå målen eller följa upp resultatet. Följa upp leads eller genom personalundersökning. Genom era redan satta mål för verksamheten eller enkät direkt efter. När du kommer till denna fråga blir kopplingen mellan företagets mål och era aktiviteter tydligare. Tänk på att mål inte blir lättare att uppnå om de är hemliga så var öppen ifrån början med era så jobbar alla mot samma. Då företaget ofta har flera olika målsättningar kan det vara en bra idé att redan nu börja fila på nästa mål att uppnå och passande aktivitet för det oavsett om det är en konferens, kick off, workshop eller middag.
