Tillbaka till Konferens & Kongress

Kongressbyrå

När du vill ha en röd tråd. Eller en grön. Eller en blå. Eller en gul.

 

Behöver du en person som älskar att planera, boka, strukturera, organisera, fakturera då har du hittat rätt.

Vi på Kalmarsalen Kongressbyrå vill göra det enkelt för dig att arrangera en konferens, föreläsning, mässa eller kongress i Kalmar och Kalmarsalen. Vi vet att det kan vara mycket att tänka på inför en konferens och det vill vi underlätta för dig. Vi har lokal kännedom och goda kontakter med flera aktörer och samarbetspartner i området. Vi ser till att det är kvalitet i alla led och du ska kunna lita på oss.

Vi finns här för dig, och Vi vill ta hand om dig och dina kollegor.

INFÖR

Vi kan vara med dig redan från start. När ni sitter i planeringsstadiets och bistå med vår kompetens på vad man bör tänka på för att det ska vara så smidigt som möjligt hela vägen. Bjud in oss så tidigt som möjligt för bästa utfall.

Några punkter att tänka på och som vi kan hjälpa till med:

  • Planering och budgetering
  • Trycksaker, information, utskick, skyltning
  • Beställning av måltider, transporter, utflykter, sociala aktiviteter, underhållning, guider, tolkar m m
  • Organisation av mötesbyrå
  • Utställarservice
  • Utformning av anmälnings- och logibeställningsblankett
  • Bokning av hotellrum
  • Mottagande av anmälningar i web-databas och eventuella ändringar, registrering, val av olika seminarier, utflykter, hotellrum m m
  • Regelbunden information till arrangören angående deltagarantal och bokningar
  • Deltagarlistor, förläggningslistor, namnskyltar, biljetter m m
  • Bekräftelser till deltagarna och fakturering

UNDER

Oavsett om ni är i våra lokaler eller på annan plats i Kalmar kommer vi finnas på plats och stötta er där det behövs.
Det kan vara allt ifrån att ta emot deltagare och kolla mot deltagarlista, hålla koll på körschemat, fixa fika/lunch, svara på frågor och vara tillgänglig.

EFTER

Arbetar du med att arrangera konferenser och kongresser vet du att arbetet inte riktigt är över efter avslutad konferens. Det är då det mesta administrativa börjar. Leverantörer och samarbetspartner ska faktureras och hela evenemanget ska summeras.

Men även detta kan vi hjälpa dig med.

Administrativa tjänster vi kan avlasta er med:

  • Mottagning, avstämning och bokföring av anmälnings- och övriga avgifter
  • Betalningskontroll, fakturering, påminnelse och eventuella krav
  • Mottagning, bokföring och utbetalning av leverantörsfakturor
  • Kontinuerlig rapportering om det ekonomiska läget till arrangören
  • Slutredovisning av projektet till arrangören

Du kan ta hjälp av oss under delar eller hela processen.

Du ska kunna fokusera på det du gör bäst och mest så gör vi resten.

Kontakta mig så berättar jag mer!

Annica Kool-Aurén

Konferens

0480-42 10 21

annica.auren@kalmarsalen.se