Tillbaka till Konferens & Kongress

Kongressbyrå

KalmarSalens Kongressbyrå är vår egen konferens-, kongress- och eventbyrå. Via KalmarSalens Kongressbyrå får du tillgång till hela Kalmar genom en kontaktperson hos oss. Vi hjälper till med konferenslokaler, boende, middagar, festligheter, transport samt aktiviteter och offererar hela konferenspaket. Vår egen kongressbyrå genomför hela arrangemanget. Vi har resurser för planering och projektledning. Dessutom erbjuder vi förmånlig hotellbokningsservice.

PROJEKTLEDNING / KONSULTATION

KalmarSalens Kongressbyrå tillhandahåller en projektledare som tillsammans med arrangören planerar uppläggning och förberedelsearbetet inför en kongress eller större konferens.

  • Planering och budgetering
  • Trycksaker, information, utskick, skyltning
  • Beställning av måltider, transporter, utflykter, sociala aktiviteter, underhållning, guider, tolkar m m
  • Organisation av mötesbyrå
  • Utställarservice

DELTAGARADMINISTRATION

  • Utformning av anmälnings- och logibeställningsblankett
  • Bokning av hotellrum
  • Mottagande av anmälningar i webdatabas och eventuella ändringar, registrering, val av olika seminarier, utflykter, hotellrum m m
  • Regelbunden information till arrangören angående deltagarantal och bokningar
  • Deltagarlistor, förläggningslistor, namnskyltar, biljetter m m
  • Bekräftelser till deltagarna och fakturering

BUDGET OCH EKONOMI

  • Mottagning, avstämning och bokföring av anmälnings- och övriga avgifter
  • Betalningskontroll, fakturering, påminnelse och eventuella krav
  • Mottagning, bokföring och utbetalning av leverantörsfakturor
  • Kontinuerlig rapportering om det ekonomiska läget till arrangören
  • Slutredovisning av projektet till arrangören